মাইক্রোসফ্ট 365 এর এআই মিটিং শিডিউলারের সুবিধা কীভাবে নেওয়া যায়

মাইক্রোসফ্ট 365 এর এআই মিটিং শিডিউলারের সুবিধা কীভাবে নেওয়া যায়

একটি কম্পিউটার কি আপনার জন্য ইমেলের মাধ্যমে আপনার মিটিং পরিকল্পনা করতে পারে? দেখুন কিভাবে Microsoft 365-এর জন্য শিডিউলার এই ক্লান্তিকর কাজটি পরিচালনা করতে AI ব্যবহার করে।

ছবি: শাটারস্টক/ট্রাভেলপিক্স

কর্টানা হয়তো ভোক্তা পরিষেবা দেওয়া বন্ধ করে দিয়েছে, কিন্তু এর মানে এই নয় যে মাইক্রোসফটের ভার্চুয়াল সহকারী ভার্চুয়াল ডেইজিগুলিকে ঠেলে দিচ্ছে মেটাভার্স. পরিবর্তে, সে একটি নতুন চাকরি পেয়েছে, এতে একটি প্রাকৃতিক ভাষা ইন্টারফেস অফার করছে মাইক্রোসফট 365 সেবা.

এই পরিষেবাগুলির মধ্যে একটি হাইব্রিড কাজের নতুন বিশ্বের জন্য আদর্শ, যেখানে আমরা আমাদের বেশিরভাগ সময় শারীরিক এবং অনলাইন উভয় মিটিং নির্ধারণ করার চেষ্টা করি। মিটিংগুলিকে অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক ক্যালেন্ডারে সমন্বয় করতে হবে, গড় মিটিং সেট আপ করতে এখন 30 মিনিট পর্যন্ত সময় লাগে৷ আপনি সংগঠিত করার চেষ্টা করছেন এমন প্রতিটি মিটিং কর্মদিবসের বাইরে বেশ কিছু কামড় যোগ করে, একটি ভারী বিক্ষেপ যা আপনাকে আপনার কর্মপ্রবাহ থেকে দূরে নিয়ে যায়।

Microsoft 365 এর সময়সূচী পরিষেবা কি?

এই জন্য মাইক্রোসফ্ট এর সময়সূচী পরিষেবা আপনার মিটিংয়ের জন্য সঠিক সময় খুঁজে পেতে আপনাকে সাহায্য করার জন্য প্রাকৃতিক ভাষা AI সরঞ্জাম এবং Microsoft গ্রাফ তৈরি করে। এটি একটি অনুরোধ থেকে প্রয়োজনীয়তাগুলি বের করার জন্য Azure-এর জ্ঞানীয় পরিষেবার LUIS-এ ব্যবহৃত মত-ভিত্তিক মডেলগুলি ব্যবহার করে ক্যালেন্ডারগুলির সমন্বয় করার উদ্দেশ্যে করা হয়েছে৷ সিস্টেমটি আপনার মিথস্ক্রিয়া থেকে শেখার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, তাই প্রাথমিক মিথস্ক্রিয়াতে “একটি বড় মিটিং রুম” এর মতো বাক্যাংশ দ্বারা আপনি কী বোঝাতে চান তা স্পষ্ট করতে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

মধ্যে একটি পার্থক্য কর্টানা-চালিত সময়সূচী এবং উইন্ডোজ ফোনের আসল ভয়েস-চালিত ভার্চুয়াল সহকারী হল এটি একটি ইমেল-চালিত পরিষেবা। অনুরোধগুলি একটি মেলবক্সে পাঠানো হয়, যা Cortana কে শিডিউলার ওয়ার্কফ্লো পরিষেবার ইন্টারফেস হিসাবে ব্যবহার করে৷ প্রাকৃতিক ব্যবহারকারী ইন্টারফেস ভয়েস বা অঙ্গভঙ্গি হতে হবে না; তারা একটি নৈমিত্তিক ইমেল হতে পারে যা জিজ্ঞাসা করে, “শুক্রবার একটি বিপণন দলের মিটিং সেট আপ করুন।”

দেখা: Microsoft 365: একটি চিট শীট (ফ্রি পিডিএফ) (টেকরিপাবলিক)

আপনি যদি এটি নিজে করে থাকেন তবে আপনি Outlook-এ সকলের উপলব্ধতা পরীক্ষা করবেন, শুধুমাত্র এটি আবিষ্কার করতে যে সবাই একইভাবে সময়কে আটকায় না। পরিবর্তে, সময়সূচী আপনার জন্য এটি পরিচালনা করবে, ক্যালেন্ডারগুলি পরীক্ষা করবে, সময় আলোচনার জন্য বার্তা প্রেরণ করবে এবং তারপরে আপনার জন্য ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণগুলি তৈরি করবে৷ আপনাকে যা করতে হবে তা হল মিটিংয়ে আসা।

এই ধরনের একটি টুলের একটি সুবিধা হল যে এটি আপনার কোম্পানির বাইরের অংশগ্রহণকারীদের জন্য উপযুক্ত সময় বেছে নেওয়ার প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করতে পারে। শিডিউলার প্রথমে আপনার অভ্যন্তরীণ অংশগ্রহণকারীদের জন্য কাজ করে এমন সময়ের একটি ব্লক খুঁজে পেতে পারে, কারণ এটি Microsoft গ্রাফের মাধ্যমে বিনামূল্যে/ব্যস্ত ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারে। এটি তখন বহিরাগত আমন্ত্রিতদের সম্ভাব্য সময়ের পরামর্শ দেওয়ার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে, প্রাথমিক আমন্ত্রণে প্রত্যেকের কাছে প্রস্তাব করা যেতে পারে এমন সময়ের একটি সেট নিয়ে আলোচনা করে। আপনার অভ্যন্তরীণ দল এই ইমেলগুলি দ্বারা বিভ্রান্ত হয় না — সেগুলি সমস্তই সময়সূচী দ্বারা প্রক্রিয়া করা হয় এবং তারা যা দেখে তা হল তাদের ইনবক্সে উপস্থিত হওয়া চূড়ান্ত ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ৷

মাইক্রোসফ্ট 365 এর শিডিউলার পরিষেবা কীভাবে সেট আপ করবেন

কাজ করার জন্য শিডিউলারের একটি এক্সচেঞ্জ অনলাইন-সক্ষম Microsoft 365 অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন, সমর্থিত বিভিন্ন পরিকল্পনার বিস্তৃত নির্বাচন সহ. একটি সাবস্ক্রিপশন প্রতি মাসে প্রতি ব্যবহারকারী $10 এ আসেআপনাকে শুরু করতে সাহায্য করার জন্য একটি বিনামূল্যের ট্রায়াল সহ। শুধুমাত্র সভা নির্মাতাদের একটি লাইসেন্স প্রয়োজন; অংশগ্রহণকারীদের তাদের উত্তরের জন্য একজনের প্রয়োজন নেই। এটি আপনার প্রয়োজনীয় লাইসেন্সের সংখ্যার জন্য বাজেটে সাহায্য করতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, মিটিং সংগঠক হিসাবে নির্দিষ্ট ভূমিকা নির্ধারণ করে।

একবার আপনি শিডিউলার পরিষেবাতে সদস্যতা নিলে, আপনাকে আপনার ডোমেনে একটি সময়সূচী-নির্দিষ্ট মেলবক্স সেট আপ করতে হবে৷ এটির SMTP ঠিকানার অংশ হিসাবে Cortana নামটি থাকা উচিত, যেমন “cortana.scheduler@youremail.com” এবং এটি তৈরি হয়ে গেলে, আপনার এটিকে শিডিউলার সহকারী মেলবক্স হিসাবে মনোনীত করা উচিত৷

Microsoft আপনাকে আপনার শিডিউলার মেলবক্স তৈরি এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করার জন্য PowerShell প্রদান করে। সমস্ত এক্সচেঞ্জ অনলাইন পরিষেবাগুলির মতো, এটি আপনার ভাড়াটে কনফিগার করতে এবং সংযোগ করতে পরিচিত পাওয়ারশেল পরিচালনা মডিউল ব্যবহার করে। একবার সংযুক্ত হয়ে গেলে, আপনার মেলবক্সটিকে একটি রিসোর্স মেলবক্স হিসাবে তৈরি করুন, এটি নিশ্চিত করে যে এটি ক্যালেন্ডার বহির্ভূত বার্তাগুলি রাখার জন্য কনফিগার করা হয়েছে৷ রুম বা সরঞ্জামের মতো সংস্থানগুলির জন্য ডিফল্ট হল শুধুমাত্র ক্যালেন্ডারের তথ্য রাখা যাতে মেলবক্স বুকিংয়ের রেকর্ড হিসাবে কাজ করে। শিডিউলারের মতো একটি পরিষেবার জন্য, যা ইমেলের মূল বিষয়বস্তুর উপর নির্ভর করে, আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তাগুলি মুছতে পারবেন না; তাদের প্রক্রিয়াকরণ এবং রেকর্ডের জন্য রাখা প্রয়োজন। মাইক্রোসফ্ট একটি 30-দিন ধরে রাখার নীতির সুপারিশ করে, তাই আপনার কাছে অনুরোধগুলি পূরণের জন্য একটি পথ রয়েছে কিন্তু আপনি বছরের পর বছর ধরে অনুরোধের সাথে মেলবক্সটি পূরণ করবেন না।

একবার মেলবক্স তৈরি হয়ে গেলে আপনি এটি নির্ধারণকারীকে বরাদ্দ করতে পারেন। আবার, এটি পাওয়ারশেলের একটি একক লাইন যা এটিকে সময়সূচী সহকারী হিসাবে সক্ষম করে। অবশেষে যাচাই করুন যে এটি সঠিকভাবে সেট আপ করা হয়েছে এবং ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত।

দেখা: Microsoft PowerShell: কিভাবে আপনার কর্মদিবস স্বয়ংক্রিয় করতে হয় তা শিখুন (টেকরিপাবলিক একাডেমি)

Cortana সঙ্গে মিটিং পরিকল্পনা

আপনি এখন সিডিউলারকে মিটিংয়ের অনুরোধ পাঠাতে পারেন. যাইহোক, এটিকে একটি বার্তা থ্রেডে যোগ করার জন্য লাফিয়ে যাবেন না। পরিবর্তে, আপনি সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করে সহজে, তুলনামূলকভাবে সহজে বার্তাগুলি পার্স করার জন্য সবচেয়ে সহজে অনুরোধগুলি তৈরি করছেন: “আগামী মাসের শুরুতে 30-মিনিটের মিটিংয়ের জন্য আমাদের সময় খুঁজুন।” শিডিউলার মেলবক্সের সাথে আপনার বার্তায় মিটিংয়ে অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন প্রত্যেককে যোগ করুন। বর্তমানে সুপারিশ হল এটি পাঁচ জনের জন্য ব্যবহার করার জন্য, তাই একটি অল-হ্যান্ড মিটিং সেট আপ করতে এটি ব্যবহার করার চেষ্টা করবেন না!

আপনি যদি অভ্যন্তরীণ পরিচিতিগুলি ব্যবহার করেন, তাদের ক্যালেন্ডারগুলি শিডিউলার পরিষেবাকে উপযুক্ত সংকেত প্রদান করে৷ বাহ্যিক পরিচিতিরা তাদের সময়ের জন্য অনুরোধ পাবে যা একটি মিটিং নিয়ে আলোচনা করতে ব্যবহৃত হয় যা অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক উভয় ব্যবহারকারীর জন্য কাজ করে, অভ্যন্তরীণ অংশগ্রহণকারীদের বিরক্ত না করে। আপনার যদি মিটিংয়ের সময় প্রয়োজন হয় যা অন্য টাইম জোনে অংশগ্রহণকারীদের জন্য কাজ করে, তাহলে আপনাকে এটি প্রথম বার্তায় অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। আপনি যদি কানাডায় থাকেন এবং জার্মানিতে কাউকে অন্তর্ভুক্ত করতে চান: “পরের সপ্তাহে একটি 1-ঘন্টার বৈঠকের সময় নির্ধারণ করুন যা CET-এর জন্য কাজ করে।” সময়সূচী পরিষেবা মাঝে মাঝে সংগঠকের অতিরিক্ত অনুরোধ করতে পারে, কিন্তু এটি মোটামুটি বিরল হওয়া উচিত।

আমার AI তে কি একটুও লোক আছে?

শিডিউলারের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক হল এটি এটা পুরোপুরি কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা নয়. একটি বৃদ্ধি মোড আছে যেখানে সিস্টেম অতিরিক্ত অন্তর্দৃষ্টির জন্য মানুষের কাছে বার্তা পাঠাতে পারে। এগুলি হল নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা প্রত্যয়িত এবং প্রশিক্ষিত কল সেন্টার কর্মীরা যারা শুধুমাত্র আপনার Cortana শিডিউলার মেলবক্সে সরাসরি পাঠানো বার্তাগুলি দেখতে পারেন৷ যদিও তারা একটি থ্রেডে অন্যান্য বার্তা দেখতে পাচ্ছে না, তারা Cortana এর মাধ্যমে প্রেরিত বার্তাগুলিতে উদ্ধৃতিগুলি দেখতে সক্ষম হবে৷

আপনি যদি মিটিংগুলিকে সম্পূর্ণভাবে ব্যক্তিগত রাখতে চান, তবে হয় শুধুমাত্র নির্দিষ্ট মিটিং শিডিউলিং বার্তাগুলি শিডিউলারকে পাঠান বা এটি ব্যবহার করবেন না। যদিও বর্ধিত কর্মীরা বার্তা ফাঁস করার সম্ভাবনা কম, এটি একটি ঝুঁকি যা আপনাকে বিবেচনায় নিতে হবে। আপনি শিডিউলারের কাছে পাঠানো মেল এনক্রিপ্ট করতে পারবেন না। এটি শুধুমাত্র আন-এনক্রিপ্ট করা মেইলের সাথে কাজ করবে, অন্য সবকিছু প্রত্যাখ্যান করবে।

এটা বিস্ময়কর নয় যে সময়সূচী প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত মানুষ আছে। আমরা এখনও প্রাকৃতিক ভাষা মেশিন শেখার সরঞ্জামগুলির মাধ্যমে অভিপ্রায় প্রকাশের প্রাথমিক দিনগুলিতে রয়েছি। শিডিউলারের মতো কিছু অনুরোধ পার্স করা সহজে ভাল হতে চলেছে তবে কম আনুষ্ঠানিক ইমেলের সাথে লড়াই করবে। সুতরাং, এটিকে AI এর একটি এক্সটেনশন হিসাবে লোকেদের প্রয়োজন, অনুরোধগুলি বোঝার জন্য এটিকে অতিরিক্ত তথ্য প্রদান করে। সিস্টেমকে যা মানবিক বৃদ্ধির শেষ হয় তা হল নতুন প্রশিক্ষণের ডেটা, আপনার ইমেলের বিষয়বস্তুতে নয়, কিন্তু যে ভাষাটি ব্যবহার করা হয়েছে তার অর্থ কী তা বোঝার জন্য।

এর হৃদয়ে শিডিউলার হল একটি খুব ফোকাসড বট, এটির ক্ষমতার সর্বোত্তম কাজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। সৌভাগ্যবশত আমাদের জন্য, এটি এমন কিছু যা সময়সাপেক্ষ এবং ক্লান্তিকর – ঠিক এমন জিনিস যা কম্পিউটারগুলি ভাল। একমাত্র আসল প্রশ্ন হল আপনার মিটিংগুলি আপনার জন্য সংগঠিত করা প্রতি মাসে $10 মূল্যের কিনা।

এছাড়াও দেখুন

Leave a Comment